Příprava na digitalizaci archivů: rady pro firmy, které se na ni chystají

Vyměnit hledání ve stozích šanonů za pár kliknutí v aplikaci – to je pochopitelný cíl řady firem. Aby ale digitalizace archivů proběhla hladce, je potřeba se na ni dobře připravit. Proto pro vás máme tipy, které vám pomohou zmapovat současnou archivaci dokumentů a připravit vše pro přechod do elektronické podoby.

Proč vůbec digitalizovat?

Digitální dokumenty se lépe vyhledávají, sdílejí i zálohují. To ale neznamená, že klasický papírový archiv ztrácí smysl. U některých typů dokumentů je stále vhodné uchovávat originály v papírové podobě – například z legislativních důvodů nebo kvůli interním pravidlům firmy.

Ideálně proto doporučujeme kombinovat oba přístupy: papírový archiv jako fyzickou zálohu a elektronický archiv, který vám umožňuje rychlou práci s dokumenty. Pokud se na digitalizaci archivů připravíte, bude celý proces výrazně jednodušší.

Začněte zmapováním současného archivu

Hned na začátek je dobré říct, že digitalizace dokumentů trvá. Rozhodně to není něco, co zvládnete za týden. Externí firmy, které se na digitalizaci specializují, uvádějí, že převod celého archivu zabere delší měsíce a obvykle i 2–3 roky (záleží pochopitelně na množství a stavu dokumentů). I proto je dobré s celým procesem začít co nejdříve a práci rozložit na etapy.

Jako první tedy doporučujeme celý archiv důkladně zmapovat. Díky tomu:

1. Zjistíte, kolik toho v něm vlastně máte, takže se vám budou lépe odhadovat náklady na kompletní digitalizaci.
2. Můžete identifikovat dokumenty, jejichž digitalizace pro vás nemá význam, a tím výrazně ušetřit.
3. Stanovit, co potřebujete digitalizovat přednostně, a co naopak může počkat.

Současně si poznamenejte, které dokumenty musí zůstat v papírové podobě a které lze po digitalizaci klidně skartovat.

Takováto příprava vás ušetří zbytečných zmatků a zefektivní práci při převodu dokumentů do elektronické podoby.

Tip: U rozsáhlejších archivů můžete označit jednotlivé šanony nebo krabice štítky či čárovými kódy. Díky tomu lze celý proces lépe sledovat a minimalizovat riziko, že se některé dokumenty při zpracování ztratí nebo zamění.

Nastavte strukturu budoucího elektronického archivu

Ještě před samotným skenováním je dobré promyslet, jak bude váš elektronický archiv fungovat. Pokud digitální dokumenty jen uložíte do jedné složky, problém s nepřehledností se brzy vrátí. A rozhodně se nejedná o digitalizaci v pravém slova smyslu.

Ta obsahuje i důležité doplnění metadat, která pomůžou dokumenty kategorizovat, snáze vyhledávat a zjistit o nich všechny potřebné doplňující informace, jako kdy byly pořízeny, jakého projektu se týkají, co na nich přesně je apod.

Právě díky těmto metadatům je pak například možné fulltextové vyhledávání v aplikacích, které jsou na digitalizaci archivu určené.

Zvažte proto například:

• jak budou dokumenty pojmenované,
• podle čeho se budou třídit (oddělení, typ dokumentu, rok),
• kdo k nim bude mít přístup,
• jak budou dokumenty zálohované.

Rozhodněte, zda digitalizaci zvládnete interně, nebo s pomocí specialistů

Promyslete také, jakým způsobem budete digitalizaci archivů realizovat. Menší objemy dokumentů možná zvládnete interně pomocí kancelářských skenerů a vlastního týmu. U větších archivů však bývá efektivnější zapojit specializovanou firmu.

Tyto služby obvykle zahrnují nejen samotné skenování, ale také zmíněné třídění dokumentů, doplnění metadat, kontrolu kvality nebo převod dokumentů do přehledné aplikace, a tedy i vytvoření finálního elektronického archivu, který můžete rovnou používat.

Nastavte pravidla pro práci s digitálními dokumenty

Digitalizace archivu nekončí jeho vytvořením. Stejně důležité je nastavit jasná pravidla pro jeho další správu.

Vyplatí se například definovat:

• jak budou nové dokumenty do elektronického archivu přibývat,
• kdo bude zodpovědný za jejich správu
• a jak budou probíhat pravidelné zálohy.

Důležité je také nastavit přístupová práva – některé dokumenty mohou být dostupné všem zaměstnancům (a sílené externím firmám), jiné jen vybraným oddělením či jednotlivcům.

Když pro práci s digitálními dokumenty takto nastavíte srozumitelný systém, stane se elektronický archiv přirozenou součástí každodenní agendy a digitalizace dokumentů skutečně přinese ovoce.

Pokud hledáte pomoc specialistů, podívejte se na komplexní řešení pro digitalizaci velkoformátové dokumentace.

Zdroj: Gemini