Najděte si virtuální asistentku. S čím vším vám pomůže?

Digitalizace hraje v podnikání čím dál důležitější úlohu. Zvlášť nyní, kdy nás okolnosti dnešní doby nutí stále více a více věcí řešit na dálku a zapojení práce z domova razantně vzrůstá. Proč byste tak své zaměstnance měli zatěžovat úkoly, které daleko lépe a efektivněji zvládnou moderní technologie nebo externí spolupracovníci? Potenciál svých kmenových zaměstnanců pak můžete využít jinak, tak, aby pro vaše podnikání byli opravdovým přínosem.

Služba, která vám s tím pomůže, se nazývá virtuální asistentka. Kdo to je? Jedná se o externího spolupracovníka, který pro vás bude pracovat na dálku. Vám může být jedno, jestli z vedlejší ulice, nebo z druhého konce světa. Podstatné je, že vám pomůže s některými typy úkolů a pracovních činností, které na něj můžete bezpečně delegovat. Mezi ně patří:

• administrativní podpora, jako je vyřizování e-mailů, komunikace s partnery apod.,
• marketingové služby (tvorba obsahu, marketingové průzkumy, rešerše, správa e-shopu, oslovování nových zákazníků a cílových skupin),
• vedení či podpora účetnictví, správa pokladny
• organizační práce (organizace kalendáře, plánování schůzek…),
• jazykové služby (překlady, korektury),
• částečně i pomoc v obchodním sektoru (hledání a oslovování nových dodavatelů, obchodních příležitostí apod.).

Je pouze na vás, které úkoly zrovna ve vašem podnikání považujete za takové, které lze delegovat a které zvládne externí pracovní síla.

Co vám virtuální asistentka přinese?

V první řadě se jedná o úsporu času. Tím, že určitou část práce předáte vaší nové asistentce, ulevíte vašim současným zaměstnancům, kteří se mohou věnovat práci jiné. Například takové, která vám pomůže v dalším vydělávání peněz.

Tím se dostáváme i k úspoře finančních prostředků. Sice zaplatíte za externí službu, ale vzhledem ke kvalitě a efektivitě práce virtuální asistentky můžete ve finále ušetřit i na nákladech.

Další veliký benefit je odbornost práce takové asistentky. Je velmi pravděpodobné, že ve svém oboru bude mít o něco více zkušeností a znalostí než vaši současní zaměstnanci. Věnuje se totiž pouze jemu, zatímco vaši zaměstnanci ho mohou mít jako přídavek ke své hlavní pracovní náplni.

Jak funguje spolupráce v praxi?

Z technického a praktického hlediska se nejčastěji jedná o běžnou spolupráci na fakturu. Na začátku si vyjasníte náplň práce a po jejím odvedení proplatíte fakturu.

Velmi důležité je si uvědomit, že virtuální asistentku si můžete zaplatit například pouze na pár hodin měsíčně. Nebo naopak z ní učinit stálého spolupracovníka. To záleží jen na vás a vašich potřebách. Může spravovat pravidelné činnosti, typicky každodenní administrativu, třídění e-mailů apod., nebo se věnovat nahodilým a jednorázovým úkolům. Jako například kontrole účetnictví před daněmi či nárazovým překladům.

Kde virtuální asistentku najít?

V praxi máte dvě možnosti, jak se k externí asistentce dostat. Buď napřímo oslovíte nějakého jednotlivce, typicky freelancera, který se na své vlastní triko věnuje určité oblasti, v níž hledáte pomoc.

Nebo zadáte poptávku firmě, která se zabývá právě sdružováním virtuálních asistentek a přijímá pro ně nabídky práce. V takovém případě vám stačí pouze zadat vaše požadavky a firma vám dle odbornosti a zkušeností sama navrhne vhodnou asistentku. Nebo i více asistentek, pokud to pro vás z hlediska jejich dovedností bude výhodnější.

Klíčem k úspěšné spolupráci je komunikace a efektivní zadávání úkolů

Aby vše fungovalo a asistentka odvedla takovou práci, jakou si představujete, je důležité spolu dostatečně komunikovat a efektivně zadávat práci. Sami si ve své firmě musíte stanovit, jaké úkoly chcete takto externě řešit. Pokud si to práce žádá, je třeba asistentku zasvětit do vašeho podnikání. Pro zpracování účetnictví bude potřebovat faktury a další podklady, chcete-li pomoct s marketingem, je nutné se bavit o produktech, firemním stylu, způsobu a tónu komunikace apod.

Je třeba zvolit si vyhovující komunikační platformy, způsob a frekvenci komunikace, formu a termíny odevzdávání a další podobné praktické záležitosti. Pokud s asistentkou plánujete spolupracovat na dlouhodobější bázi, tímto způsobem si ji vlastně vychováváte.

Naučíte se delegovat a lépe organizovat práci

Říká se, že úspěšný manažer a podnikatel se nepozná podle toho, že zvládne všechno sám, ale jak účinně umí delegovat práci. S tím, že budete mít k dispozici svoji virtuální asistentku, se naučíte prioritizovat své vlastní úkoly a poznáte, které můžete delegovat na někoho jiného.

Mýty, které o virtuálních asistentkách panují

O virtuálních asistentkách se toho píše a povídá hodně, mnohé ale není pravdou. Poznáte to na následujících příkladech:

• Virtuální asistentka je žena. Ačkoliv i tento článek o nich hovoří výhradně v ženském rodě, nemusí to tak být. Klidně můžete narazit na spolupráci s mužem.
• Virtuální asistentka je vlastně sekretářka. To také není pravda. Část asistentek se skutečně věnuje práci administrativní a takové, již lze charakterizovat jako práci sekretářky, stejně tak ale můžete spolupracovat se šikovnými účetními, správci sociálních sítí apod.

Jaké nástroje vám v komunikaci a organizaci práce pomohou?

Volba nástrojů, pomocí kterých bude vaše spolupráce s asistentkou probíhat, je také velmi důležitá. Pokud jste ve své firmě na některé zvyklí, tím lépe, externí asistentka se zařadí do vašeho „ekosystému“. V opačném případě může být právě tento krok začátkem toho, že online komunikace dostane s těmito nástroji důležitější roli a vy uděláte další krok k digitalizaci podnikání.

Nejprve je nutné se dohodnout na platformě, na níž bude probíhat samotná komunikace. Mezi nejpoužívanější a objektivně nejlepší patří Zoom, Meet či Skype. Jsou vhodné jak pro komunikaci ve dvou, tak pro konferenční hovory. Doplňují je běžné textové aplikace, jako e-mail (od různých provozovatelů), WhatsApp, Telegram a další. Záleží opět na vašich preferencích. Ve větších organizacích často funguje Slack, který kromě přímého zasílání zpráv umí například konverzace rozdělovat do jednotlivých místností podle témat.

Velmi důležité jsou aplikace pro organizaci práce. Mimo obyčejné sdílené kalendáře se vám bude hodit aplikace pro sdílení a řízení projektů a úkolů. Jednoduché a efektivní jsou Trello či Freelo. Při spolupráci s jakýmkoliv externím pracovníkem se velmi pravděpodobně setkáte s aplikací Toggl, která sleduje a zaznamenává čas strávený na konkrétní práci. Podle ní pak můžete vykazovat množství odvedené práce a samozřejmě její proplácení.