Vlastní ajťák, nebo externí správa IT? Jak se rozhodnout, abyste později nelitovali

Rozhodnutí mezi interními IT zaměstnanci a externím partnerem pro správu IT ovlivní bezpečnost, náklady i každodenní pohodu celé firmy – a přesto ho mnoho manažerů dělá od oka. Přinášíme věcné srovnání obou přístupů podložené aktuálními daty, konkrétní argumenty pro každý z nich a jasná vodítka, podle kterých se zorientujete dřív, než podepíšete pracovní smlouvu nebo outsourcingovou dohodu.

Obě varianty mají logiku a ve správném kontextu fungují výborně – záleží na tom, co firma od IT péče skutečně očekává. Odpověď se odvíjí od velikosti organizace, povahy infrastruktury i míry rizika, které je vedení ochotno nést. Podívejme se na každý model zblízka.

Interní IT specialista – co reálně nabízí a kde naráží

Mít vlastního ajťáka má nespornou výhodu: je na místě, zná firemní prostředí a na běžné požadavky reaguje okamžitě. Tento model dává smysl zejména u větších organizací s rozsáhlou serverovou infrastrukturou nebo sítí poboček, kde fyzická přítomnost hraje důležitou roli.

Jenže čím dál více firem zjišťuje, že jeden člověk na moderní IT prostředí prostě nestačí. Dnešní infrastruktura zahrnuje servery, sítě, cloudová úložiště, kybernetickou bezpečnost, mobilní zařízení a desítky dalších oblastí – pokrýt je všechny na skutečně odborné úrovni je nad síly jediného specialisty.

Navíc přibývají provozní náklady, které firma na první pohled přehlíží:

• mzda a odvody – u zkušeného IT technika počítejte s celkovými náklady výrazně přesahujícími hrubý plat,
• benefity, školení a certifikace – nezbytná investice pro udržení kvalifikace,
• dovolená a nemocenská – v době nepřítomnosti firma zůstává bez podpory,
• riziko odchodu – pokud zaměstnanec odejde, odchází s ním i veškerá znalost prostředí

Závislost na jednom člověku je zkrátka Achillova pata tohoto modelu.

Co ve skutečnosti zahrnuje externí správa IT

IT outsourcing neznamená, že firma přijde o přehled nad svými systémy. Znamená to, že místo jednoho technika získá celý tým specialistů pokrývající různé oblasti IT zároveň – bez výpadků způsobených dovolenou, nemocí nebo výpovědí.

Základ moderní externí správy IT tvoří proaktivní IT monitoring – nepřetržitý dohled nad stavem serverů, sítí a aplikací v reálném čase. Díky němu zachytíte potenciální problémy dřív, než stihnou přerůst v havárii. Data z praxe ukazují, že takový přístup zabraňuje až 99 % neplánovaných výpadků.

Dalšími pilíři jsou:

• předvídatelné náklady v podobě paušálního poplatku,
• odborné zázemí pokrývající oblasti od síťové bezpečnosti po cloudová řešení
• a garance kontinuity bez ohledu na situaci na straně poskytovatele.

Podle průzkumu společnosti Deloitte z roku 2024 plných 80 % vedoucích pracovníků plánuje udržet nebo navýšit investice do externího IT outsourcingu – a není divu, průměrná úspora provozních nákladů se pohybuje kolem 19 %.

Pro hlubší pohled na to, jak IT monitoring v praxi funguje, doporučujeme navštívit https://www.algotech.cz/monitoring-it/.

Kdy sáhnout po kombinovaném modelu správy IT

Binární volba „buď–nebo“ není nutně nezbytná. Řada firem dnes funguje na hybridním principu: interní technik pokrývá každodenní drobnou agendu a fyzickou přítomnost, zatímco externí partner zajišťuje IT monitoring, bezpečnostní dohled a řeší složitější systémové záležitosti.

Tento model je vhodný zejména pro firmy ve fázi růstu – ty, které ještě nemají kapacitu na plnohodnotné interní IT oddělení, ale jejich provoz zároveň vyžaduje víc, než zvládne jediný člověk. Výsledkem je flexibilní struktura, která roste spolu s firmou a nevyžaduje zásadní přestavbu při každé organizační změně.

Čtyři otázky, které správu IT zjednoduší

Před výběrem modelu stojí za to upřímně odpovědět na několik věcí:

• Jak rozsáhlá je vaše IT infrastruktura a jak rychle roste?
• Kolik výpadků a bezpečnostních incidentů si váš provoz může dovolit?
• Máte rozpočet na plnohodnotného specialistu, nebo vám lépe sedí předvídatelný paušál?
• Potřebujete fyzickou přítomnost na místě, nebo vám vyhovuje vzdálená správa?

Pokud odpovídáte „nevím“ na více než dvě z těchto otázek, jde o jasný signál, že vaše správa IT potřebuje odborný audit ještě před samotným rozhodnutím. Ostatně právě proto primárním motivem pro přechod k IT outsourcingu stále méně bývají úspory – podle průzkumu Deloitte klesl podíl firem, které ho volí výhradně z nákladových důvodů, z 70 % v roce 2020 a na 34 % v roce 2024. Hlavním důvodem se stala odbornost a spolehlivost.

Jednejte dřív, než vás předběhne problém

IT prostředí se nemění pozvolna – mění se skoky. Firma, která dnes funguje s jedním technikem bez zastupitelnosti a bez monitoringu, si možná nevšimne, kdy přestala být dostatečně a včas připravená na hrozby, které na ni čekají. Optimální nastavení správy IT není otázka velikosti firmy – je to otázka toho, jak moc si firma cení vlastního provozu.

Zdroje dat:

• https://www2.deloitte.com/us/en/pages/operations/articles/global-outsourcing-survey.html
• https://www.iaop.org