HR, když firma roste – budovat vlastní tým nebo zvolit HR outsourcing?

„Děkujeme, ozveme se.“ Když tato věta zazní už potřetí v jednom týdnu z úst ředitele firmy, něco je špatně. CEO pravděpodobně zaklapne notebook a řekne si: kdy jsem přestal řídit firmu a stal se personalistou? Právě v tu chvíli přichází otázka, zda dává větší smysl budovat interní HR, nebo vsadit na HR outsourcing. Obě varianty totiž fungují v jiné fázi firemního růstu.

Obsazení jedné pozice něco stojí – konkrétně zhruba 120 tisíc korun, a to ještě za předpokladu, že procesy fungují. Náborový bottleneck, kdy se celý proces zadrhne a kandidát týden nereaguje, nebo rovnou podepsal smlouvu jinde, náklady značně zvyšuje.

Číslo pochází z průzkumu světové profesní organizace SHRM a vztahuje se na běžné pozice. U těch vedoucích je to dokonce 7× víc. Screening a pohovory zaberou v průměru 8–9 dní. Pouze pětina firem přitom kvalitu náboru měří – zbylých 80 % tak ani netuší, jestli se peníze investované do hledání zaměstnanců vrací.

Na druhou stranu – interní HR buduje firemní kulturu a při výběrovém řízení může lépe vycítit tzv. team chemistry, která testuje, jestli kandidát dobře zapadne do týmu.

Jaký tedy zvolit přístup? Záleží na situaci, ve které se firma nachází.

3 situace, které rozhodují ve prospěch HR outsourcingu

1) Rychlý růst firmy

Personalista najednou neřeší dva, tři nábory zaměstnanců měsíčně, ale topí se v deseti. Nestíhá reagovat, odkládá pohovory a výběrové řízení vázne. A co se stane: firma buď nabírá pomalu, nebo vezme i slabší kandidáty, jen aby místo obsadila.

Externí tým je k dispozici hned a bez limitů jednoho člověka. Pracuje podle toho, jak je to potřeba, a vy platíte za jeho výsledky, ne za sezení v kanceláři.

2) Nedostatek kapacit

Interní HR tým nemá na bedrech jen nábory zaměstnanců, ale také jejich adaptaci, mzdy, vzdělávání a právní záležitosti. Výběrové řízení, klíčová záležitost v době expanze, tak dostává jen zlomek pozornosti.

Externisté se naopak soustředí na konkrétní oblasti, které jste jim svěřili. Headhunter loví talenty, účetní řeší mzdy. Každý z nich tak odvádí výkon, na který se stoprocentně soustředí.A

3) Administrativní zátěž

Tady je matematika jasná – studovat každou změnu v zákoníku práce a uplatnit ji pouze v rámci jedné firmy vychází nákladově mnohem hůř, než když stejnou práci externí partner uplatní u všech svých klientů. Legislativní aktualizace, správa dokumentů a schéma onboardingových procesů jsou pro externí HR tým denním chlebem. Umí zařídit, že věci fungují, protože na tom má postavený byznys. Vy se zbavíte otravného sledování právních novinek a můžete se věnovat rozvoji vlastní firmy.

Tip: Pokud hledáte partnera, který převezme administrativní zátěž a nastaví HR procesy na míru vaší firmě, podívejte se, jak to může vypadat v praxi.

Srovnání v kostce

Situace	Interní HR tým	HR outsourcing
Rychlý růst	Riziko přetížení, pomalá reakce	Okamžitá posila, škálovatelnost
Nedostatek kapacit	Personalista dělá vše napůl	Specializace na konkrétní agendy
Náborové bottlenecky	Omezené nástroje a přehled o trhu	Databáze, sourcing, tržní know-how
Náklady	Fixní	Variabilní
Znalost kultury	Vysoká	Buduje se pomaleji

Během firemního růstu je HR outsourcing výrazně efektivnější.

Jakou roli hraje při HR outsourcingu AI?

Outsourcing se rychle mění, a to především s ohledem na nové technologie. Podle průzkumu Deloitte 83 % manažerů očekává, že jejich externí dodavatelé budou standardně integrovat AI nástroje do poskytovaných služeb. V HR a IT je adopce nejrychlejší – 87 % organizací už AI v outsourcingu buď testuje, nebo aktivně zavádí.

Je tu ale i druhá strana mince: adopce totiž automaticky neznamená výsledky. Deloitte uvádí, že viditelný růst produktivity doprovázený hladšími procesy registruje méně než polovina firem. A pouhá čtvrtina zaznamenává pokles nákladů nebo lepší kvalitu služeb.

AI už do outsourcingu něco přináší, na plošně realizovanou efektivitu si ale budeme muset ještě počkat.

Jak se tedy rozhodnout?

Interní HR tým dává smysl tam, kde HR zastává strategickou funkci, jako je budování kultury, rozvoj lidí a dlouhodobé plánování. Typicky u větších, stabilních firem, kde je potřeba náboru předvídatelná.

Pro firmy v růstové fázi, kde se potřeby mění rychleji, než stačíte plánovat, je HR outsourcing užitečným nástrojem. Uvolní ruce managementu a odstraní úzká hrdla dřív, než nové příležitosti začnou téct mimo lahev. Řada společností dnes volí kombinaci obou variant: jeden člověk pro rozvoj kultury a plánování strategie, zbytek HR agendy zastane tým externích specialistů.

Zdroje:

• SHRM Benchmarking Report (shrm.org)
• Deloitte Global Outsourcing Survey 2024
• Zdroj úvodního foto: ikea.com